Home »  Новини »  10 ключових порад для організації соціального заходу

19 лютого відбувся майстер – клас: «Соціальні івенти. Конструктор успішного заходу», що зібрав близько 50 учасників. Бочарнікова Аліна, керівник відділу по роботі з ціннісним бізнесом, event-менеджер компанії Соціальний консалтинг “Параграф” ділилася корисними лайфхаками та методологічними напрацюваннями з організації масштабних заходів.

За чотири години учасники отримали річний досвід спікера в організації івентів, а також мали можливість зконструювати свій соціальний захід. Доповідач схематично зобразила “портрет успішного соціального заходу”, показала методологічні прийоми покращення планування й менеджменту, способи налагодження ефективної роботи команди та співпраці з партнерами і спонсорами.

«Організація соціального заходу – це набагато більше, ніж проведення однієї акції зі збору коштів чи прибирання сміття. Це робота з цінностями, вплив на спосіб життя населення, зміна уявлень і стереотипів, форм поведінки та ставлення, що має довгостроковий результат. А це дуже відповідально» – резюмує Аліна Бочарнікова.

Особливості соціального заходу

Ключові моменти на які слід звернути увагу організатору соціального заходу для його успішного проведення:

  1. Проблематика і цінності.

В основі соціального заходу закладено вирішення соціальної проблеми. Організатору необхідно чітко відповісти на запитання:

Що лежить в основі проблеми?
Внаслідок чого вона виникає?
Чия це проблема?
І чи є це взагалі проблемою?
Захід є її ефективним рішенням?

Які цінності транслює захід?


  1. Цілі і формат соціального заходу

Формулюйте ціль заходу максимально «конкретно і глобально». Ви хочете змінити уявлення та стереотипи, ставлення людей до проблематики, донести знання, навчити новим діям чи сформувати нову модель поведінки? Від відповіді на це питання залежить формат заходу.

Для порівняння, приклад мети двох заходів.
Мета 1: прибрати територію парку
Мета 2: зібрати в один день на прибирання території пів країни

Прибирання території заради прибирання – це звісно корисно, але змінити уявлення людей, сформувати екологічну свідомість і мотивувати їх до дії, поступове  формування цінності чистоти вулиць і особистої відповідальності та можливості впливу  – це потужніше.

В першому випадку – це приклад чудової екологічної акції, у другому  – це виклик, що може стати системним щорічним соціальним заходом, щоразу збільшувати своє охоплення, залучаючи все більшу кількість людей (5 млн учасників на 2016 рік).


3. Увага до планування

Організація заходу – це синхронна діяльність команди людей та потік процесів, тому необхідно чітко відслідковувати поточні задачі, фіксувати відповідальну особу та статус виконання. Попереднє планування всіх процесів заходу допоможе вам нічого не забути і встигнути все зробити вчасно. Для планування можна використовувати сервіси Google, програми – AsanaTrelloPodioGanttProTeamweek, планувальні дошки по методології Scrum та ін. А іноді для гарного плану достатньо паперу і маркеру або звичайної таблиці Excel.

  1. Попередній прорахунок бюджету

Перегляньте список своїх задач, виходячи з цього продумайте статті витрат та їх попередній прорахунок «за планом» і ціною «фактично». Пам’ятайте про можливі непередбачувані витрати, які завжди трапляються раптово. Вам потрібно внести у бюджет усі витрати навіть якщо ви збираєтеся отримати їх на партнерських умовах.


  1. Увага до деталей

Створіть детальний список всього, що можна забути – «Чекліст НЕ ЗАБУДЬ». Атмосферу заходу створюють приємні дрібниці – смс нагадування, посмішка на точці реєстрації, бейдж, табличка з вказівником в правильному місті, елемент декору, смачне печиво… Коли учасник відчуває, що організатори про нього подбали.


  1. Перевірка локації. План «Б, В, Г..»

Обов’язково особисто перевіряйте локацію за день до проведення заходу, протестуйте техніку, наявність необхідних речей – кабелів, подовжувачів, мікрофонів, батарейок в мікрофон та ін.

Побудуйте план пересування учасників на локації, продумайте зручне розміщення ключових точок та їх маркування табличками і вказівниками. Попіклуйтеся про безпеку учасників на заході.
Швидко реагуйте на зміну ситуації і тримайте в голові план «Б, В, Г..».


7. В день заходу – хто?що?де? коли?

Розподіліть обов’язки між командою та створіть часову сітку, яка фіксує місце знаходження кожного члена команди у певний перелік часу. Завжди майте 1 вільну людину, яка може підмінити когось.


  1. Зрозумілі повідомлення у ЗМІ

При комунікації з аудиторією враховуйте їх цінності та інтереси. Вибирайте прості слова та конструкти повідомлення, візуалізуйте інформацію у картинках чи відео. Обирайте вузькоспеціалізовані платформи, тематичні групи у соціальних мережах, пресу, які читає ваша цільова аудиторія для розміщення анонсів.

Пам’ятайте! Слова мають значення та формують ставлення вашої аудиторії. Використовуйте професійну термінологію,


  1. Побудова партнерства

Партнерство передбачає врахування усіх інтересів учасників для реалізації спільних цілей. Партнерам необхідно пропонувати можливості, показувати переваги для них. У соціальній сфері, на жаль, існує стереотип «випрошування грошей», спекулювання почуттям обов’язку, маніпулювання соціальною важливістю проблематики, що зрештою дещо схоже на вимагання – а це вже не має нічого спільного з партнерством.
З партнерами слід розмовляти однією мовою. Бізнес-партнери опираються на економічні показники та ефективність, державний сектор говорить мовою документів та нормативних процедур. Це потрібно враховувати під час комунікації. Перед тим як пропонувати сконструйовані вами варіанти співпраці запитайте у потенційного партнера про його інтереси та стратегічні плани.


10. Результат і зворотній зв’язок

Соціальний захід можна розглядати як проект. На початковому етапі організатор може встановити критерії виміру ефективності соціального заходу, щоб зафіксувати зміни «ДО» та «ПІСЛЯ» заходу.

Подумайте, що можна виміряти кількісно (наприклад к-ть учасників, к-ть партнерів), а які якісні показники засвідчать зміну поведінки, ставлення людей.

Попросіть учасників оцінити різні аспекти заходу: логістику, спікерів, місце проведення, контент, роботу організатора, виправданість очікування, задоволеність результатом. Дані анкети можуть бути використані для оцінки івенту, пошуку нових ідей та поліпшення вашого наступного заходу.

Зважаючи на великий інтерес до тематики конструювання соціальних заходів та обмежену кількість місць, очікуйте додатковий майстер-клас та ще більше корисних лайфхаків для організатора найближчим часом. Слідкуйте за анонсами.
[print_gllr id=2726]

 

Зацікавила тематика заходу?

Слідкуйте за розділом новини, де ми будемо повідомляти Вас про дати проведення нових заходів. Також Ви можете замовити навчальний захід для своєї організації чи групи організацій.
За детальною інформацією звертайтеся до Дениса Губашова d.gubashov@prgrf.com, 093-704-80-03

Show Buttons
Hide Buttons